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De l’utilité des certificats de travail

par Antonia van Saanen

Les certificats de travail nous accompagnent tout au long de notre parcours professionnel. C’est un document qu’il convient de garder précieusement et de joindre au dossier de candidature ou de fournir sur demande à un éventuel futur employeur.

Mais qu’en est-il de cette pratique « bien de chez nous » et qu’on ne retrouve pas sous cette forme dans les autres pays [1] ? Est-ce vraiment un outil utile ? Et si oui, pour qui ? Les recruteurs doivent-ils vraiment l’analyser attentivement puisque le certificat favorise prioritairement la recherche d’un nouvel emploi ? Les organisations prennent-elles un soin particulier à son élaboration ? Peut-on dans un bref document évaluer un‑e collaborateur-trice ? Et quelles en sont les conséquences ? Existe-t-il vraiment un langage codé inaccessible aux personnes directement concernées : les employé-e‑s ? En résumé, faut-il ou ne faut-il pas faire évoluer cette pratique ? C’est une question qui mérite d’être débattue.

À quoi sert un certificat de travail ?

En premier lieu, le certificat de travail certifie – comme son nom l’indique — formellement dans un document écrit, daté et signé, qu’il y a bien un rapport de travail, qu’il soit actuel (certificat intermédiaire [2]) ou passé (certificat final [3]). Il renseigne un futur employeur sur la nature de l’activité exercée et la durée de ce rapport. Le certificat décrit la fonction et son intitulé, ainsi que les tâches effectuées et leurs qualités, la performance et les résultats obtenus, le comportement et l’intégration du-de la collaborateur-trice dans le poste en question [4]. Un certificat est donc utile pour l’employé‑e, car il favorise la recherche d’un emploi, il justifie d’une activité professionnelle rémunérée (lors de certaines démarches administratives) et de la qualité de ses prestations. Il est également utile pour l’employeur, car c’est un important moyen d’information lors du recrutement.

Quelles conséquences le certificat de travail a‑t-il ?

Les conséquences du certificat sont nombreuses. S’il est considéré comme bon ou excellent, il peut permettre au‑à la candidat‑e d’être retenu‑e plus facilement pour un entretien lors de la recherche d’un nouvel emploi. A contrario, un certificat peu élogieux peut entraîner l’élimination du-de la candidat‑e lors du processus de sélection. C’est pourquoi, le-la collaborateur-trice peut demander un certificat de travail court, communément appelée attestation de travail [5]. Dans cette forme, l’employeur ne fait état que de la nature de l’activité et de la durée des rapports de travail, en supprimant toute appréciation sur la qualité du travail effectué ou sur l’attitude de l’employé‑e. Mais les recruteurs n’ont-ils pas dès lors tendance à penser que le certificat final aurait été mitigé, voire mauvais ? Il est intéressant de noter que le travailleur ne peut pas exiger un certificat de travail à contenu partiel […], ne faisant par exemple aucune mention de son comportement [6].

L’employeur, quant à lui, est responsable en cas de dommage causé par un certificat non conforme à la réalité ou incomplet. D’une part, s’il porte préjudice à l’avenir économique du travailleur-euse ou à son honneur, ce dernier peut demander des dommages et intérêts. Il peut également introduire une action en justice [7] appelée « demande en modification » qui permet de le supprimer, modifier ou reformuler. D’autre part, à un nouvel employeur ayant engagé une personne sur la base d’un certificat ayant omis certaines informations importantes, notamment des fais graves reprochés.

L’employeur s’expose à une plainte pénale pour « faux dans les certificats » au sens de l’article 253 du Code pénal suisse. Produire un excellent certificat, alors que la qualité du travail ou le comportement laisse à désirer, comporte donc des risques importants pour l’entreprise qui le délivre.

Lorsqu’un certificat est rédigé, il importe d’être particulièrement vigilant tant sur les appréciations portées (ou omises) que sur la manière de les rédiger. Les conséquences du certificat sont donc telles qu’il est impératif de rédiger un certificat dans les«règles de l’art ».

De la difficulté de bien rédiger

La rédaction d’un certificat nécessite de la rigueur. C’est à l’employeur qu’incombe cette tâche. Le certificat est véridique, court et doit permettre au lecteur de se représenter le-la collaborateur-trice de manière exhaustive [8]. Il est rédigé dans la langue [9] officielle du canton où l’entreprise est implantée.

En premier lieu, il convient de déterminer de quel type de certificat il s’agit. Puis de récolter les données en consultant le dossier de la personne et en menant des entretiens. Après rédaction du projet, une relecture par le-la supérieur‑e hiérarchique, et éventuellement par la personne concernée est conseillée. S’il y a des demandes de modification, elles sont analysées et intégrées le cas échéant. Enfin le certificat final est établi, daté et signé par des personnes habilitées pour ce faire [10]. Le document est remis à l’employé‑e et une copie est archivée.

Les données de type dépréciatif, des éléments d’ordre privé, des éléments motivant la fin des rapports de travail [11] sont à proscrire. La mention d’un devoir de discrétion ou de confidentialité, la mention libre de tout engagement et absence de codage également.

Malgré le fait que le certificat ne doit pas porter préjudice au travailleur dans sa recherche d’un nouvel emploi – donc être bienveillant – il se doit pour autant de refléter la réalité et la vérité. C’est là que réside toute la difficulté dans la rédaction d’un certificat de travail.

Un langage codé existe-t-il ?

Il n’existe pas de langage codé [12], contrairement à une croyance répandue [13]. Il existe en revanche des formulations « standards » qui informent sur le degré de satisfaction, telles que « son travail a donné satisfaction, pleine satisfaction ou pleine et entière satisfaction ». Dans le premier cas, le degré de satisfaction est moyen. Dans les autres cas, les qualificatifs et superlatifs permettent de montrer une bonne satisfaction (« entière satisfaction ») ou une excellente satisfaction (« pleine et entière satisfaction »). Le Tribunal fédéral affirme qu’un travailleur qui n’aurait pas fourni des prestations particulièrement bonnes ne saurait exiger de la part de son employeur la mention qu’il a donné « entière satisfaction » [14]. Un certificat peut donc contenir des faits et appréciations défavorables à condition que ces éléments soient pertinents et fondés [15].

« Pour exprimer une réserve, on peut donc le faire soit par le biais de l’omission – pour autant qu’elle ne cache pas une volonté de tromper le lecteur -, soit en précisant la lacune sans le faire dans un style négatif […]. Pour signaler un comportement particulièrement inadéquat, on peut […] écrire quelque chose comme : « Monsieur T. a eu un comportement incompatible avec sa fonction », « Nonobstant ses compétences, Monsieur T. a eu un comportement ayant conduit à la rupture du lien de confiance […]» [16]. Ainsi, un futur employeur ne pourra porter plainte pour dissimulation des faits, et l’employé‑e ne pourra accuser l’employeur d’atteinte à sa personnalité. Dans un tel cas, l’employeur va remettre simultanément une attestation de travail. Le-la collaborateur-trice pouvant utiliser l’un ou l’autre des certificats.

Faut-il faire évoluer la pratique de rédaction des certificats de travail ?

Comme explicité plus haut, rédiger un certificat est une tâche complexe. Elle comporte des risques et les conséquences peuvent être graves si celui-ci est mal formulé ou erroné. Pour autant, faut-il bannir toute appréciation, comme en France par exemple ?

En tant qu’employeur, je pense que c’est un document qui – à condition qu’il soit rédigé de manière professionnelle – est très utile dans la première phase de sélection des candidatures. Il l’est d’autant plus que ni le parcours, ni le nombre d’années d’expériences, ni l’âge, ni le genre, etc. ne nous aident réellement à prédire la performance du-de la candidat‑e. Le certificat de travail permet donc d’effectuer une première sélection. Mais attention, un certificat « mitigé » ne devrait pas être pour autant éliminatoire. Il faut le mettre en lien avec tous les certificats et avec le parcours. Il faut également l’analyser attentivement pour comprendre si le-la rédacteur-trice connaît, non pas les codes, mais les règles en la matière, afin d’être sûr de pouvoir lui accorder crédit.

En conclusion, le certificat reste un outil de sélection très intéressant qu’il serait judicieux de croiser avec d’autres outils, comme par exemple des tests psychométriques sur les motivations, les aptitudes et la personnalité du-de la candidat‑e. Un entretien permet également de clarifier certaines questions soulevées par l’un ou l’autre des certificats et une prise de référence [17] complète l’information obtenue et l’authenticité dudit certificat. C’est également un outil utile pour les travailleurs-euses, car il permet d’avoir un regard sur ses compétences, ses points forts, et un rappel précieux de toutes les fonctions et tâches effectuées tout au long de son parcours professionnel. Ne négligez pas ce document, lisez-le attentivement quand vous le recevez et demandez à le faire modifier s’il est erroné ou mal rédigé.

Antonia van Saanen
Associée de Van Saanen & Ritzi

[1] En France, le certificat de travail est légalement dû, mais ne comporte aucune évaluation sur la qualité du travail fourni ou la personnalité du-de la collaborateur/trice. En Angleterre, il n’y pas d’obligation légale de fournir un certificat de travail. En Allemagne, c’est uniquement sur demande formelle de l’employé‑e qu’il est remis. En Belgique, on téléphone à l’ancien employeur pour se renseigner. L’employé peut légalement demander une « lettre de référence » à ses collègues ou supérieurs.

[2] Le certificat intermédiaire est établi au cours de la collaboration, notamment lors d’un changement de poste, de fonction, de responsable hiérarchique. Mais aussi lorsqu’il est demandé pour une admission à une formation, parce que le-la collaborateur-trice a besoin d’une appréciation ou parce qu’il ou elle souhaite changer d’emploi.

[3] Le certificat final est établi par l’employeur au moment de la cessation des rapports de travail. Il s’agit d’une obligation légale (article 362 CO) de délivrance, droit qui se prescrit après 10 ans à compter de la fin des rapports de travail, sauf pour les collaborateur-trices qui partent à la retraite ou à la retraite anticipée.

[4] Dans le cas d’un certificat d’apprentissage, l’employeur est tenu de le fournir à l’apprenti sans qu’il ne doive le demander (article 346a CO). Son contenu indique l’activité professionnelle apprise et la durée de l’apprentissage. Sur demande de la personne en formation ou de son représentant légal, le certificat porte aussi sur les aptitudes, le travail et la conduite de la personne en formation (article 346b CO).

[5] Alinéa 2 de l’article 330a du Code des Obligations : « A la demande expresse du travailleur, le certificat ne porte que sur la nature et la durée des rapports de travail ». Le Tribunal fédéral a déclaré que le certificat de travail sera établi dans la langue usuelle du lieu où se sont déroulés les rapports de travail (arrêt 4C 129/2003 in JAR 2004, p. 308)

[6] Arrêt du Tribunal fédéral du 24 avril 1997, in JAR, 1998, p.167

[7] Dans ce cas, c’est le travailleur qui prouve que le certificat n’est pas conforme à la réalité. Mais l’employeur devra collaborer en motivant les faits de son appréciation négative.

[8] Le certificat se présente sous la forme dactylographiée, au format A4 et comporte l’intitulé « Certificat de travail ». Il n’est pas libellé sous forme de lettre commerciale et ne comporte donc pas l’adresse du collaborateur. Mais se doit d’être linguistiquement exact (clarté, intelligibilité, orthographie correcte) et sans ratures (car celles-ci pourraient faire penser qu’il s’agit d’un faux).

[9] Le choix déterminant pour la langue est l’utilité que le travailleur en aura.

[10] C’est la personne qui dispose légalement du droit d’engager l’entreprise ou à qui on a conféré ce droit qui signe le certificat. On peut y adjoindre la co-signature du responsable hiérarchique.

[11] Sauf dans les cas suivants : 1. à la demande expresse du travailleur, 2. le motif de fin de rapport est un renseignement indispensable pour un employeur potentiel et 3. le licenciement est dû à des raisons économiques ou à une restructuration. La formule « nous quitte d’un commun accord » n’est pas admissible, car elle est ambiguë et pourrait laisser penser qu’il s’agit d’un licenciement.

[12] BÜHLER, Jean-Michel, LEFÉBURE, Jean, De l’élaboration à la remise du certificat de travail, Ed. Verlag SKV, 2010 (2ème édition), p. 50. La rédaction de cet article s’est largement appuyée sur ce guide édité par la Société des employés. Malgré le fait qu’il n’y pas de code, on peut parfois lire dans certains certificats : « Ce certificat ne contient pas de formulation codée » ou une formule similaire. « De telles précisions font fi du principe général de présomption de la bonne foi ancrée aux articles 2 et 3 du Code civil Suisse. Ignorer cette règle reviendrait à soutenir une suspicion générale de faux dans les certificats, comportement répréhensible au sens de l’article 252 du Code pénal Suisse ».

[13] Cette croyance continue de se répondre y compris dans les médias : dans un article du Temps du 9 février 2017, « Comment décoder un certificat de travail », d’Amanda Castillo, l’auteure écrit : « Il n’en reste pas moins que certaines phrases sont effectivement codées. Mais contrairement aux idées reçues, elles sont facilement déchiffrables ». Dans son article du 14 janvier 2014 (Bilan), Camille Destraz, mentionne également ce langage codé : «[…] Ou – presque pire – la personne qui le rédige ne sait rien des « codes » qui se cachent derrière certaines formulations, délivrant ainsi un mauvais certificat sans s’en rendre compte ».

[14] Arrêt du Tribunal fédéral 4A_117/2007, consid. 7.1

[15] BÜHLER, Jean-Michel, LEFÉBURE, Jean, De l’élaboration à la remise du certificat de travail, Ed. Verlag SKV, 2010 (2ème édition), p. 68.

[16] BÜHLER, Jean-Michel, LEFÉBURE, Jean, op. cit., p. 68.

[17] A noter que lors de prises de références, l’employeur n’est pas autorisé à émettre des appréciations dépréciatives ou fausses. Pour autant la transmission de renseignements complémentaires est autorisée à condition qu’elle se fasse avec le consentement écrit du-de la candidat‑e. qu’elle ne porte pas préjudice personnel injustifié, que la sphère privée soit respectée et qu’elle se limite aux points abordés dans le certificat de travail.

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Antonia van Saanen

Antonia van Saanen
Associée de van Saanen & Ritzi

Entrepreneuse au bénéfice d’un brevet en ressources humaines, d’un master en Lettres, d’un Cas en Communication et, en cours, un brevet de formateur d’adultes, Antonia van Saanen a fondé plusieurs entreprises.

Actuellement associée chez van Saanen & Ritzi SA , un cabinet de conseil en ressources humaines spécialisé dans l’évaluation et la gestion du potentiel humain, par le biais d’assessment, de bilans & outplacements, de formations et de conseil RH.

Antonia van Saanen a également fondé mojob SA, une structure de recrutement spécialisée dans le recrutement de cadres, cadres supérieurs, cadres dirigeants et spécialistes.

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Marc-Olivier Ritzi

Marc-Olivier Ritzi
Associé de van Saanen & Ritzi

Marc-Olivier Ritzi est au bénéfice d’un Master en Psychologie du Conseil et d’un DESS en Conseil, Orientation et Management des compétences. Il pratique l’assessment depuis de nombreuses années et a accompagné des centaines de personnes dans leur démarche de bilan ou d’orientation. Il est aussi concepteur de tests psychométriques et a fondé Signa Assessment Sàrl.